これだけ抑えておけば大丈夫!オンラインセミナーで失敗しないための15のチェック項目・注意事項!

外出・対面自粛が必要になった2020年以降のニューノーマル時代では、オンラインセミナー(ウェビナー)がセミナーの形として一般的になりました。

オンラインセミナーはスマートフォンのようなデバイスひとつあれば簡単に参加できたり、どれほどの遠方からでも視聴できたりと対面式セミナーに比べてメリットもありますが、開催する側が注意すべき点を見誤ってしまうと失敗してしまいます。

そこで今回は、チェックリストとしても利用できる「オンラインセミナー開催にあたって失敗しないための15項目」を集めてみました。

これからオンラインセミナーを開催するという場合に、ぜひご活用ください。

【監修者】 小沼 勢矢

【監修者】 小沼 勢矢

一般社団法人プロセールス協会 代表理事
株式会社プロ・アライブ 代表取締役
中小企業サポートネットワーク「スモールサン」YOKOHAMAプロデューサー

脳科学の権威である石川大雅に師事し、40年間3万人以上の成功者の脳と向き合い確立して来た「実証的脳科学」を提供するプロ・アライブ社を承継。2代目経営者となり組織開発や人材教育の場数を踏み、8年で3,500人以上のクライアントに指導してきた実績を持つ。コロナ禍で営業に課題を抱えるクライアントが増加したことをきっかけに成約率80%を達成するための脳科学を基にしたセールスメソッドを確立。価値あるサービスを世の中に上手く届けられずに困っている事業者様を支援したいという想いから、一般社団法人プロセールス協会を設立。セミナー・コンサルティング・会員サービスなどの提供を行う。

オンラインセミナーを成功させる15個の段階別チェック項目

オンラインセミナーを開催する場合、リアル開催のセミナーとは大きく異なる注意点に気をつけなければなりません。

そこで、オンラインセミナーで特に気をつけたい注意事項について「事前・準備段階」「直前」「本番中」「開催後」と各段階ごとに解説します。

以下、計15の項目を確実にクリアし、オンラインセミナーを成功に導きましょう。

【事前:チェック1】リアル開催時のセミナーよりもきちんと準備する

セミナーとは本来、相互コミュニケーションが生まれ、活発な交流が起こるものです。

オンラインセミナーは対面ではないため、交流が難しくなります。そのため、リアル開催のセミナーよりも事前準備に時間をかけましょう。

理想としては「セミナー参加者用のチャットルーム」や「SNS」など事前のつながりが築けるような場所を提供したいところ。

運営側としては最低限、参加者ひとりひとりの「属性」を把握しておきましょう。属性とは、参加者がどんな人かを示すものです。例えば、業種やセミナーを知ってもらった経緯など。

参加者がどんな属性なのかを把握しておくことで、オンラインセミナー本番時の話題提供やワークショップなどの盛り上がりのきっかけを作りやすくなります。

オンラインセミナーの準備としては、以下のような必要項目別に「準備するもの」をチェックできるようにしておくと便利です。

チェック項目説明
セミナー運営スタッフを手配するカメラや音声関係、時間管理、進行役などを当日確実に担当できるメンバーを手配します。当日の欠員が予想される場合は外部に委託することも考えましょう。
当日の進行表、台本を作る大まかな時間を把握でき、内容ごとに使うカメラ等を記載した「進行表」と、セミナーで話す内容を書き起こした「台本」を運営側で共有するとスムーズです。
スライド資料、事前配布資料を作るセミナー開催時に実際に画面に写すスライドを作成します。参加者の視聴画面はかなり小さいことも多いため、文字サイズはPowerPointで32pt以上にするなど「見てもらう」ための意識を持ちましょう。
セミナー登壇者と打ち合わせをする上記の進行表・台本を元に内容確認、所要時間等を「セミナー登壇者」と打ち合わせます。例えばどこかにワークショップを挟むのであればその方法や時間、予測される質問事項なども共有。同時に、リハーサルを実施するスケジュールも適宜決めておきましょう。
機材をセッティングし、本番同様に使えるようにする次の【事前:チェック2】項目のように本番で使う機材をセッティングします。不備・不具合がないか実際にテストしましょう。マニュアルを共有して、突然のトラブルに誰でも対応できるようにしておくと当日の混乱を防ぐために役立ちます。

【事前:チェック2】事前に機材・ツールをチェック・使い方をマスターする

オンラインセミナー本番で機材トラブルを起こしてしまうとセミナーが中断してしまします。セミナーが中断してしまうと、参加者の集中力を欠いたり信頼を失ってしまい、結果的に失敗を招きます。

また、参加者のほうがツール上でのコミュニケーションが上手だったりするような事態を避け、思わぬアップデートで見慣れない機能が追加されていても戸惑わないようにしたいものです。

そのため、以下のツールや機材について本番前に使い方をしっかりマスターしておき、ちゃんと動くかどうか、十分なチェックを済ませておきましょう。

ぶっつけ本番でツールを使いこなすことはできません。チェック回数は本番が近づくにつれて頻度を増やすなど「失敗しないために」を意識して臨みましょう。

  • オンラインセミナー用ツール
  • カメラ
  • マイク:指向性(環境によって起こる聴こえ方の差)や、ノイズキャンセル機能を確認
  • セミナー登壇者用PC
  • セミナー登壇者用PCに接続するモニター
  • サポート用PC
  • LANケーブル
  • カンニングペーパー用に白紙の紙とペンなど(登壇者のマイクがミュートになっていた場合、無言で本人に伝える等、トラブル対処用)

【事前:チェック3】セミナー運営スタッフ全員でリハーサル。当日の進み方をチェック・共有する

オンラインセミナー開催前の準備として、担当スタッフ全員で当日の進行や目的、導線について共有しておきましょう。進行状況もわからずに、当日いきなり機材を適切に使うことはできません。

目安としてはセミナー開催一週間前ぐらいからリハーサル実施が望ましいです。当日の参加メンバー全員で本番同様のリハーサル・練習をすることで行程を共有しましょう。

この際に、登壇しないメンバーも講演内容とスライドの関係など意識しておき、本番での対応をスムーズにおこなえるようにしておきたいです。

【事前:チェック4】セミナー参加者に通知・リマインドを送る

オンラインセミナー参加者への「お知らせ」も大切です。

参加者は、参加表明をしただけで満足してしまっており、当日を迎えても視聴機材を立ち上げずに過ごしてしまうかも知れません。そのため、「自分が参加するセミナーがあるんだ」と意識してもらうためにリマインドメールなどで通知をおこないます。

リマインドは直前に送るほど効果的で、期日まで間が空いているとまた忘れられてしまいます。開催三日前ほどから段階的に通知すると良いでしょう。

【事前:チェック5】配信の共同ホストを確保する

セミナー本番では参加者の確認をしたり、遅刻してきた参加者への対応などホスト(主催者)1人では混乱してしまう場面が増えがちです。そのため共同ホストを設定しましょう。

例えばZoomではホストが共同ホストの権限を付与できる機能がありますので、参考にしてみてください。

共同ホストを設定することで以下のような作業を分担でき、ホストの負担を減らせます。

共同ホストの役割例

  • 参加者の出席状況の確認
  • 参加者の操作トラブルへの対処
  • チャット上の質問を登壇者にまとめて渡す
  • 参加者からの質問に対してチャット上で回答する
  • ホストと共に録画・録音をおこなう
  • (進行を妨げない程度の)相槌を入れる
  • 問題のある参加者の注意・排除
  • ワークショップ補佐(ブレイクアウトルーム設置等)

【直前:チェック1】セミナー配信画面・音声チェック担当者を確保する

【事前:チェック5】の共同ホストとは別に「視聴者と同じ環境でセミナーの状況確認・進行管理をおこなう担当者」を確保すると便利です。セミナー登壇者やホスト側は、セミナーを進行表通り進める以外に余裕がないためです。

チェック担当者を配置することで、ホスト側からは確認できないような「音量が小さすぎないかどうか」「スライドが見えにくくなっていないかどうか」等を参加者目線で確かめられるようになります。

ほかにも例えば「休憩時に運営側のマイクがONになっていないかどうか(参加者に聞かせるべきではないセールスやマーケティング等に関する発言の発信防止)」を確認でき、リスクを最小限に留めるためにも効果的です。

【直前:チェック2】セミナー録画の準備をする

【事前:チェック5】で確保した「共同ホスト」は、例えばZoomのようなオンラインセミナーツール上で録画機能も利用できます。万が一メインのホスト側に不具合があってもいいよう、録画や録音をおこなう人員は共同ホストを立てない場合でも複数名確保しておきましょう。

録画したセミナーの内容は、後日社内での教材や録画を使ったセミナーの開催などに利用できるため、貴重な資料となります。

【直前:チェック3】セミナー参加者の出欠確認をする

セミナー参加者の出欠状態を確認するにはアンケート実施が効果的です。GoogleフォームQuestantSuerveyMonkyといったアンケートフォームを用意し、セミナー中に参加者がアンケート回答できる時間を設けます。アンケートに直接飛べるQRコードをスライドに貼り付けておくと親切です。

【本番中:チェック1】注意事項の説明をする、トラブル対応に備える

セミナー本番で、参加者が集まった状態となったらまず「注意事項」について伝えましょう。

例えば「本番中はマイクをオフにしないと生活音が入ってしまう」といったプライバシーのリスク、「Wi-Fi環境の参加者も多くなりがちであるため、接続が途切れやすくなってしまうことが予想される」等の説明です。

あらかじめ説明があることで、後々の対応もスムーズになります。

【本番中:チェック2】参加者にチャット機能などのテストを促す

セミナー開催ツールにチャット機能がある場合などは、チャット担当者が参加者にテストするよう促しましょう。

同時に、画面に「セミナーツールの使い方」などが記載された何枚かのスライドを自動表示させるなどして、伝えてあげると良いでしょう。

テストを促すことで、その後の質問がしやすくなる効果が生まれたり、誰が質問に応えるのかが明らかになり参加者が安心できるようになります。

能動的なチャット参加は双方向的なコミュニケーションをもたらし、セミナー満足度を向上させます。

さらに親しみやすくするために、ホスト側のプロフィール画像を設定しておくなど工夫もしてみましょう。

【本番中:チェック3】セミナーが盛り上がるように、個人あてに質問を投げかける・ワークショップを挟む

オンラインセミナーでは、いくら効果的にスライドを混ぜ込んだりしても、登壇者が一方的に話しているだけでは視聴者にとって動画を見ているのと変わりません。

そのため上記【本番中:チェック2】にもあったように、気軽にチャットに質問を打ち込んでもらうことを促したり、実際に手を動かせるワークの時間を設けましょう。

質問を求める場合は「質問がある方はいますか?」よりも「(名前)さん、いかがですか?」というような聞き方だと参加させやすいです。

【本番中:チェック4】参加者同士で話し合いをさせる場合、グループをあらかじめ分けておく

参加者をグループ分けしてワークショップをおこなう場合など、グループ分け作業に時間をかけてしまうと参加者の集中力が途切れてしまいます。

ホスト側にとっては慌てて作業していて時間が一瞬に感じられても、何もせずに放っておかれた参加者はその時間をかなり長く感じるものです。

そのため、共同ホストがあらかじめブレイクアウトルームの設定を決めておくなどスムーズに進行できるようにしましょう。

【本番中:チェック5】適切な時間(90分以内)で終了する

セミナーの所要時間は60~90分以内に留めましょう。理由は、人間が「15・45・90分の法則」に基づいて集中力が持続するとされているためです。

法則によると、人間の深い集中は15分まで持続します。この15分ごとに気分を変えたり休憩を取ることが集中持続の理想形で、限界が90分とされています。

【開催後:チェック1】参加者へのアフターフォローをする

オンラインセミナー開催後は、参加者はもちろん「不参加となってしまった方」へ向けてもフォローすることで、関係を継続させて今後につなげましょう。

フォローの内容は、開催内容についてまとめられたページを案内・動画配信などをメールで送信する等です。「もし満足していただけたら、個別相談/資料請求を~」といった参加者の「次のアクション」が起こりやすいような言葉を付記しておきましょう。

【開催後:チェック2】参加者へアンケートを募り、改善につなげる

オンラインセミナー開催後は、次の日までに参加者へ感想のアンケートを配布しましょう。アンケートに回答してもらうことで改善点が見つけられたり、マーケティングなどに利用できる情報が手に入るためです。

セミナー本番中に、セミナーツール内機能でアンケートを提示し、回答時間を設ける方法もあります。しかし時間が足りない事も考えられるため、後で配布できるような形でアンケートを準備しておきたいです。

また後日、アンケートの結果をつまびらかにする回答集を上記【開催後:チェック1】のように参加者との接点づくりのために送信することも、満足度向上のために効果的です。

注意点をクリアし、オンラインセミナーを成功に導こう!

オンラインセミナー開催のためには、リアルの対面式で開催される通常のセミナーとはかなり違った準備や注意事項、心構えが必要であることがわかりました。

機材やツールも、通常のセミナーとは勝手が違うものが多いです。はじめは不慣れで、操作など取り扱いに混乱してしまうことでしょう。それでも、参加者たちの信頼を失わないために、自分たちが使うツールには誰よりも詳しい状態になっておかなければなりません。

オンラインセミナー開催にあたって、運営側が信頼できないと判断されてしまったら、同じ開催元によるオンラインセミナーには二度と参加したいとは思ってもらえなくなります。

ぜひ、しっかりした準備をおこなうことで参加者の満足度が高められるオンラインセミナーを開催し、顧客獲得につなげてください。