【例文あり】もう迷わない!営業のお礼メールの書き方決定版

商談などで顧客と対面した後に、きちんとお礼メールを送っていますか?

お礼メールは一見なんでもないものに見えるかも知れませんが、単純にマナーが悪いから送らないとだめ、というものでもありません。

アフターフォローの役割も果たしており、お礼メールの有無によって、その後の商談が成功に導けるかどうかが左右されることもあります。

今回は、商談や名刺交換など状況に合わせたお礼メールのテンプレートをご紹介。さらにはお礼メールを使うことでのメリットや気をつけたいポイントについても解説します。

たかがメールだからと軽視せずに、重要な商談プロセスの一環として意識できるようにしましょう。

【監修者】 小沼 勢矢

【監修者】 小沼 勢矢

一般社団法人プロセールス協会 代表理事
株式会社プロ・アライブ 代表取締役
中小企業サポートネットワーク「スモールサン」YOKOHAMAプロデューサー

脳科学の権威である石川大雅に師事し、40年間3万人以上の成功者の脳と向き合い確立して来た「実証的脳科学」を提供するプロ・アライブ社を承継。2代目経営者となり組織開発や人材教育の場数を踏み、8年で3,500人以上のクライアントに指導してきた実績を持つ。コロナ禍で営業に課題を抱えるクライアントが増加したことをきっかけに成約率80%を達成するための脳科学を基にしたセールスメソッドを確立。価値あるサービスを世の中に上手く届けられずに困っている事業者様を支援したいという想いから、一般社団法人プロセールス協会を設立。セミナー・コンサルティング・会員サービスなどの提供を行う。

お礼メールが必要な理由

本章では営業活動においてお礼メールが有用な理由について解説します。

どうにもお礼メールの存在意義がわからない、お礼メールを書くモチベーションが上がらないといった場合の参考にしてください。

【理由1】営業プロセスの円滑化

お礼メールは基本的に相手企業訪問後に、直に会った担当者宛に送ります。

このことにより、相手の元を自分が去った後も温度感高く相手に印象づけることが可能になります。

「信頼関係の維持」がポイントです。このため、相手に温度感がない(=成約が見込めそうにない)からといってお礼メールを送らないことはNGです。

今後、両社の事情がどのように変わり、ビジネスチャンスが舞い込むかは誰にもわかりません。相手とまたいつどこで接点を持つかわからないのです。

さらには競合他社や関連企業との会合などで、自社商材が話題となることがあるかも知れません。

そんな折に「あの企業のセールスを受けたけど、お礼メールなかったし音沙汰ないんだよね」「うちはそんなことなかったけど」というような会話が起こっては会社の評判に影響します。

お礼メールを送らないような失礼をはたらき、悪印象を残したまま関係を終えることは自社の不利益でしかないため、避けましょう。

【理由2】初訪時などの抜け漏れフォロー

商談時にはしっかりした事前準備、ロープレなどを行い訪問するものですが、相手企業が初めての相手である場合、どんなに調整していても多少はミスしてしまうかも知れません。

そんなときにもお礼メールは効果を発揮します。

人間同士の第一印象はそのまま企業間の印象となってしまうため、何か抜け漏れが合った場合にはお礼メールでフォローすると便利です。

お礼メールを送るならこんなことに気をつけましょう

お礼メールをつくり、相手に送る上では気をつけたいポイント、抑えておきたい注意点があります。

もしあなたが初めてお礼メールを書かなければならなくなった場合、久しぶりに相手企業へお礼メールを書く必要が生まれた場合などにぜひ、本章を見返してみてください。

【ポイント1】訪問当日に送る、遅くても翌日には送る

訪問についてのお礼は、その訪問当日に送りましょう。

もし時間が経ってから送っても、温度感が高められないどころかかえって悪印象です。

仮にもし、後日デジタル資料を送付する約束をしていたとして、調達に時間がかかってしまったとしてもその前に遅れる旨などを添えた上でお礼を送るのが基本です。

目安としては「遅くても、相手がメールボックスを確実に見る明日の出社時までにお礼メールが届いているようにする」です。

お礼メールを送ることで、今回はもし失注したとしても相手が別のタイミングで課題を抱えた場合に、自社の優先度が高い状態で問い合わせてくれる可能性が高まります。

【ポイント2】件名に工夫、誤字脱字チェック

お礼メールの媒体は当然メールであるため、相手のメールボックスに届きます。

つまり、日々受け取る他者からの営業メールやメルマガなどと同じ場所に届くため、一風変わった、目立たせる工夫をしなければ相手に届いたことが認識されない可能性が高まってしまいます。

そこで以下のように件名にこだわりましょう。理想は「件名で要件が簡潔に伝わる」です。

お礼メールの件名

・【お打ち合わせのお礼】◯◯社の◯◯です

・【ご面談お礼】◯◯社の◯◯です

このため、ぱっと見て伝わらないほど長くなってしまうことも避けたいところ。熱意よりも簡潔な文を意識しましょう。

相手が膨大なメールチェックによるストレスを緩和できるよう、改行や句読点、漢字ひらがな比なども見返してみましょう。

一文を50文字以内にとどめ、文は5行以上で段落を1行あけて区切るなどの対策も文の見栄えとして効果的です。

また、いざメールを開いてもらった際に悪印象をあたえないよう、誤字脱字のチェックも欠かすべきではありません。

お礼メールは通常のビジネスメール同様、相手企業の名前、担当者名、商材・サービス名など決して間違えてはならない固有名詞が多数含まれます。

重要単語を間違えてしまえば、礼節も守れない企業なのか、そんな体質では顧客情報の管理もずさんなのではないか、と思われてしまいます。

お礼メール送信前は、宛先から件名、本文の頭から最後まで納得いくまで見返しましょう。音読も効果的です。

【ポイント3】社内メールのノリで「取り急ぎ」等の定型文や便利語を使わない

お礼メールはその日のうちに、できる限り早いうちに、という鉄則をこれまで解説してきました。

このため、良かれと思って社内で利用しているような「取り急ぎ」といった単語を使ってしまいがちです。

取り急ぎという言葉には、忙しいけどひとまずこれで……といった意味が含まれており、相手のことを軽視しかねない表現です。

社内で使う場合、迅速な報連相を実現するため「こっちも忙しいし、内容が不完全かもだけど取り敢えず送るよ!」と、取り急ぎなど定型文のような「便利語」を使いがちです。

自分にも相手にとっても必要なことなので適切ですが、お礼メールの場合は同じノリを持ち込まないように気をつけましょう。

定型文を避けるには、その日に起こったことを改めて確認したり、今後の展開的に自分がどう思ったかといったことを含めると実現しやすくなります。

営業支援ツールなどで自動的に送られたメールだと思われては、顧客のことを本当に考えていると提案しても説得力がありません。

担当者が本当に自分でメールを書いていると伝えられる文にしましょう。

【ポイント4】アドレス帳に相手のアドレスを登録する

細かいテクニックですが、相手のメールアドレスをアドレス帳に丁寧に登録するというものがあります。

これは例えば相手のアドレスを「(会社正式名称、部署)◯◯様」とするなどです。

これは相手のメールボックス上でも表示されるため、こちらが相手企業のことを丁寧に扱いかつ大切に考えているという印象を与えることに寄与します。

【例文あり】お礼メールテンプレート集

本章では実際にお礼メールとして使える例文をテンプレートとして紹介します。

前章でも触れたように、完全にコピーペーストして送ってしまっては信頼性を損ねるため本末転倒ですが、自社の置かれた環境に合わせてアレンジしてみてください。

アレンジする場合、メール文の中に以下項目を盛り込めないか検討してみましょう。

メールで相手に好印象を抱かせる工夫

・そのメールを送るきっかけとなった出来事(当日の商談、展示会でのやり取り等)で行った会話の内容(相手の体調不良を気遣う、共通の話題等)

・会話中に共有した、顧客の課題などへの共感

・相手企業についての感想

※実際に例文を利用する場合、スペースや改行、注意書き等の違和感がないように手直しください。

【例文1】商談後のお礼メール【見込みあり・失注・課題あり検討中】

件名:【ご面談のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

本日、(商材名) の提案をさせていただきました、
株式会社 (自社名) の (自分の名前) です。

ご多忙にもかかわらず、
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます。

(Aパターン:見込み客例)

当方が本日提案いたしました、
(商材名) につきましてご検討の程、
何卒よろしくお願い申し上げます。

もし不明点等ございましたら、
お気軽にご相談いただけると幸いです。

(相手の名字) 様からご相談いただいた通り、
◯月◯日にご検討状況について確認の連絡をさせていただきたく存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。

(Bパターン:失注例)

◯◯様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進してまいります。

今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。

(Cパターン:失注ながら関係維持が見込める場合)

今後、貴社事業に役立つ情報がありましたら、
改めて提供させていただきたく存じます。

もし気になることや弊社でお力になれることがありましたら、
ご遠慮なくいつでもご連絡くださいませ。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

【例文2】アポ無し・飛び込み商談後のお礼メール

件名:【ご面談のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

本日、お邪魔いたしました、
株式会社 (自社名) の (自分の名前) でございます。

突然お伺いしたにもかかわらず、
貴重なお時間を弊社からの提案に使わせていただき、
感謝に堪えません。誠にありがとうございました。

(前項A・Bパターン利用、あるいは「課題を持ち帰った場合」下記参照)

本日、(相手の名字) 様からいただいたご指摘につきまして、
できる限り速やかに返答申し上げます。
少々、お時間をいただければ幸いです。

突然の訪問ではございましたが、これを機にどうか、
弊社と末永くお取引きいただければ嬉しく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

以上、本日のお礼にかえまして申し上げます。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

【例文3】訪問時に相手から課題をもらった場合のお礼メール

件名:【ご面談のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

お世話になっております。

本日、(商材名) の提案をさせていただきました、
株式会社 (自社名) の (自分の名前) です。

先程はお忙しい中にもかかわらず、
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます。

(Aパターン:次回訪問日時が調整済みの場合)

ご面談いただいた折に (相手の名字) 様がおっしゃられた「~~~」につきまして、
次回改めて最適な提案ができるように尽力いたします。

次回訪問時では、上記の件を中心にお話したく思っております。
それ以外にも、些細なことでも不明点などありましたら、
ぜひお気軽に申し付けてくだされば幸いです。

それでは、次回 (日時) からの面談もどうぞよろしくお願いいたします。

(Bパターン:次回訪問未定、課題への対策に時間が必要な場合)

今回、(相手の名字) 様が気にかけておられた (費用感や決裁者など諸問題・課題) の問題ですが、
改めて最適な提案ができますよう、社内で再度検討させていただきます。

再度ご提示できる内容が固まり次第、
連絡させていただきたく思っております。
なお、ご不明点などございましたら、 いつでも担当の (自分の名前、インサイドセールスの担当者名など) までお申しつけください。

それでは、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

【例文4】顧客の来社に対してのお礼メール

件名:【ご来社のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

平素よりお世話になっております。
株式会社 (自社名) の (自分の名前) です。

本日はご多忙の中でご来社いただき、誠にありがとうございます。
貴社の現状、課題といったお話を伺い、大変勉強になりました。

(相手の名字) 様のご要望に沿った提案書を (日付) までに作成いたします。
いささかお時間をいただければ幸いです。

もし不明点などありましたら、
ぜひお気軽にお申し付けください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

【例文5】契約に至った場合のお礼メール

件名:【ご面談のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

平素よりお世話になっております。
株式会社 (自社名) の (自分の名前) です。

この度は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
並びに、ご契約くださりましたこと、深く御礼申し上げます。

弊社の (契約商材名) は、
貴社が課題とされている (具体的な内容) のお役に立てると確信しております。

弊社をお選びくださったことを良かったと思っていただけるよう、
今後とも担当として、全力で貴社のお力添えをいたします。

なお、ご不明点や疑問点などございましたら、
どうかお気軽にご相談いただければ幸いです。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

【例文6・番外編】展示会などで名刺交換をした際のお礼メール

件名:【(イベント名)での名刺交換のお礼】株式会社◯◯ (自分の名前フルネーム)です。

本文:

株式会社◯◯ (部署名)
◯◯(相手の名前フルネーム) 様

お世話になっております。
本日、「〇〇展示会」にて
名刺交換をさせていただきました、

株式会社 (自社名・所属課名) の (自分の名前) でございます。

その節はありがとうございました。
限られた時間内でしたが、(相手の名字) 様のお話をお伺いでき、
本日は非常に勉強になりました。

改めまして、(相手の名字) 様のお仕事やご趣味に関するお話について、
お聞かせいただける機会がございましたら幸いでございます。

もし (イベント名 or 商材名など) でのご不明な点や疑問点がございましたら、
お気軽にご相談くださいませ。
私に分かることでしたらお答えさせていただきます。

またお目にかかれることを楽しみにしております。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先)
(営業時間等)

顧客との関係性維持のためにメールは重要な営業プロセスのひとつ!お礼メールは必ず送ろう

訪問営業などの後に送るお礼メールは、営業プロセスをより円滑に進展させるために必要なものです。

もしおろそかにしてしまうと、案件が別の課に移ったり差し戻されたりした場合に顧客とのトラブルを招き、フィールドセールスであるあなた自身の評判を落としてしまいかねません。

お礼メールには、そのメールを送ることになった出来事の内容を反映させることで相手の印象を大きく変えることができます。

ぜひ、自分にしか書けないお礼メールづくりに取り組み、商談を成功に導いて下さい。