【例文あり】営業後追いメールの書き方！これさえ押さえれば追客メールに自信が持てる！

商談が終わったら何をしますか？ちょっと休みたくなってしまうのではないでしょうか。

商談には多大な準備が必要であり、セールスパーソンにとって一番の正念場となるため全身全霊の力を使い果たした……と休みたくなっても仕方ないでしょう。

ところが、ここで休むのを一瞬だけ待って「後追いメール」を送ると案件を受注へとより近づけることができます。

ほかにも、取引がなくなって音沙汰がなくなってしまった顧客に対しても、後追いメールを送ることで関係性に進展をもたらすことができます。

そこで今回は、そんな「後追いメール」をいかにして送るべきかについて、例文・テンプレートを交えながら解説します。

営業の後追いメールとは？知っておきたい効果

「後追い」という単語だけでは、営業活動における後追いメールとは一体何のことなのか伝わりづらいかも知れません。

後追いメールとは「商談までこぎつけたが、受注・成約には至らなかったお客様に向けて、その後送るメール」のことです。

ほか実際に失注となってしまった案件や、よくわからないまま止まってしまった案件の顧客に対しても送ることがあります。

追客メール・フォローアップメールとも呼ばれ、フィールドセールス自身やインサイドセールスが担当することが多いものです。

それでは引き続き、後追いメールの効果についても解説します。

【効果1】関係性の維持、踏み込み

商談を行った直後に送る後追いメールでは、いま会ったばかりではあるもののつながりを認識させることで「顧客のことを考えてくれているんだな」といった印象を持たせることが可能です。

商談後の追客メールでは、商談で提示した顧客向けのメリットを改めて主張、自社製品であれば相手の課題を解決に導くというような利益追求を違和感なく示せるため、信頼を深めることに貢献します。

追客メールを送る前の商談で話していた内容がキーパーソンとのアポイントや商品・サービスの試用であったりする場合、その段階を確実に進めるためにも効果があります。

商談でカバーしきれなかったことをメールに盛り込むこともできるため、以後の顧客の行動に好影響が与えられる可能性があります。

【効果2】こちら側の印象を強く残す

【効果3】にもつながる内容ですが、追客メールを送ることで商談後により大きな印象を残すことも可能です。

特に商談が盛り上がった場合など、その内容をメール内で再度展開すれば顧客への印象はより強いものとなります。

営業支援ツールなどで作ってしまいがちな定形文メールを送らず、個性を出すことで強みが現れます。ただ個性を出すラインは周囲に相談するなどしてしっかり見極めましょう。

【効果3】自社およびセールスパーソンの存在を思い出させる

後追いメールを失注相手や停滞客に送る場合、メールを見てもらうことでこちらの存在を思い出してもらえます。

もし相手が業務上の課題を抱えているなどいいタイミングだった場合、自社製品への興味度が以前とは違うかも知れません。

このため追客メールを打たないままでいる選択肢は避けたいところです。取引がなくなった顧客を、腫れ物に触るような扱いにしたままではいつまでも休眠顧客のままになってしまいます。

媒体がメールであるため、こちらの自由なタイミングで送れることもメリットです。例えば新商品のリリースや、新機能のアップデートなどのタイミングで追客メールを打てば効果を高められるでしょう。

開封率を上げるために後追いメールに書くべきこと・書く上でのポイント

後追いメールでは「開封率」に直結する、何を書けば良いのか、書く上でのポイントがあります。

そこで本章では後追いメールを書く上でのテクニックについて解説します。

後追いメールを作らなければならないのに、何を書くべきかわからないと言った場合の参考にしてください。

【ポイント1】件名で注意を引く

後追いメールを受け取る相手も自分と同じビジネスパーソンであり、1日のうちに数多くのメールを見なければなりません。

そんな中で単なる営業メールと同じであると思われてしまうと、開封されずに終わってしまうこともあります。

このため「件名」にこだわりましょう。

例えば「【ご面談のお礼】～～社 ◯◯(担当者名)」など。冒頭にすぐ内容のわかる言葉を添えるとわかりやすいため、相手の優先度が上がる(=開封率が上がる)でしょう。

会社名の長さによって途中で途切れてしまう可能性は高いですが、どういう内容なのか(【】で囲む部分)は途切れずに表示させるように冒頭で簡潔に書きましょう。

【ポイント2】月曜日以外に届くように送る、相手がメールボックスを見そうな時間に送る・頻度を多くしないように気をつける

一般的なビジネスパーソンがメールを開封しやすいのは火曜日とされています。

月曜日は、前週までに溜まったメールが処理できていないことが多いためです。

このため月曜日に相手のメールボックスに後追いメールが混ざっている状態だと、埋もれてしまうかも知れません。

同様に、月曜日だけでなく「金曜日・午後」に後追いメールを送る場合も注意したいです。

例えば、商談を木曜日や金曜日に行っていた場合は上記のタイミングとなりがちであるため、意識してみてください。

商談における後追いメールは、商談後すぐに送ることが推奨(相手の記憶に残りやすく、感情が熱いうちに話が進められる可能性があるため)されますが、上記の場合は注意したいところです。

時間帯も意識すべきポイントです。

一般的に1日のうちでメールボックスが開かれるタイミングとは、出社前後(8～9時)、ランチタイム(12～13時)、退勤前(17～18時)とされています。

このため、当該時間を狙って送信すれば開封率に寄与します。

もちろん一度顔を合わせた相手であるなら、アイスブレイクとしてそれとなく出社曜日や勤務時間帯を聞き出しておくことも必要です。

上記のような通常以外の形式(シフト制・産休育休・時短・テレワーク等)になっていないか確かめておけば、より効果的に後追いメールが送れるでしょう。

このように後追いメールを送るためには最適な時間があるため、高頻度でむやみやたらに送ることは避けましょう。

個人名で送っているため「またこの人か……」と思われてしまう確率も高くなってしまうためです。

休眠顧客を掘り起こす場合なら、新商品や機能追加のリリース、値段改定、無料セミナー・イベント開催といった、絶対にある程度の期間が必要かつ顧客の利益となりやすいタイミングで送ると良いです。

【ポイント3】個人宛であることを強調するためアドレス登録して、個人名義で送る

後追いメールが営業メールだと思われないためには、担当者に対して「あなた自信に送っていますよ」という雰囲気を持って送る必要があります。

個人宛の雰囲気を出すための技として、相手のアドレスを「会社名+部署名+個人名+様」といった形で登録してから、メールを送るというものがあります。

受け取った側は、丁寧に電話帳登録された名前を見て好感を抱き、一斉送信されたものではないと理解します。

また、送信するアドレスも会社の代表メールを使うようなことは避けましょう。

【ポイント4】書き間違い、誤字脱字をなくすようあらゆる手段で見直す

メールを使ったアプローチ全体に言えることですが、誤字脱字は信頼を落とすきっかけとなるため避けましょう。

できあがったメールは、せめて2回以上は黙読し、その上で業務始めたての頃であるなら音読して下さい。

相手企業や担当者の漢字を同音異義語に間違えてしまう程度なら取り返しがきくかも知れませんが、実在の他社名、個人名と間違えてしまっては相手から「当社はその程度の扱いだったのか」「他に取引している他社の個人情報・守秘義務もまともに取り扱えないのか」とそれまでの信頼を一気になくす可能性もあります。

商談・案件とは、フィールドセールスだけの力ではなくマーケティング、インサイドセールス、カスタマーサクセスに所属する人たちがそれぞれ努力を重ねて手に入れたものです。

その全てを無駄にしてしまう可能性を排除できるのであれば、メールの見直しに時間をかけるのは当然なのではないでしょうか。

【ポイント5】本文で差をつけ、相手の行動を促す

ここまでで、後追いメールとは個人と個人の繊細なやり取りであることがわかってきました。

このため、相手の心により響く内容にすることで次の行動(=営業プロセスの進行)を早められる可能性もあります。

そこで本文に記載する項目について工夫してみましょう。

商談後であれば、追伸として会話の中で盛り上がったエピソードについて不自然でない形で再度盛り込むとよいでしょう。

他、相手に有用なメールとして何度も見返してもらえるように商談内容について簡潔にまとめる、商談中に答えられなかった相手の疑問について答えを記載する、答えが出せなかった場合は代替案を記載する、といった方法が考えられます。

商談中にも触れなかった、全く別の切り口からの話題(別商品の提案など)をする場合は気をつけましょう。

急に他商品の話題を出してしまうと売り込み色が強くなるためです。このため「改めて検討しましたところ～」といった添え書きをして、不自然な切り出しにならないように気をつけてください。

また相手からの検討結果を知りたい場合にもポイントがあります。

それははい／いいえで答えられるようなクローズドクエスチョンを用いないことです。

検討してもらえましたでしょうか？と聞くと、相手は「まだです」というお断り、先延ばし文句を言いやすくなってしまうためです。

このため次に繋げるために「改めて社内で検討した結果、(別のサービス)についてご紹介したく面談日程を～」「ご検討中の場合、懸念されていることは何でしょうか」といったオープンクエスチョンを活用してください。

上記の文で相手の行動が促せます。それは「いつなら面談できるだろう」と日程を確認する、キーパーソンが商材について懸念していることはなんだろう、と聞きに行くなど。挙げた例では相手は実際に行動を起こしています。

相手の懸念点が判明することで、自然に新たな提案を差し上げることも可能になります。

同ポイントはクロージングの考え方が応用できることもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

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【ポイント6】メリット・デメリットを伝える

相手が迷っている場合、後追いメールでは契約することのメリットやデメリット、先延ばしにすることのデメリット・メリットなど相手の利益や損失になる部分を包み隠さず伝えるようにしましょう。

このことで顧客ファーストである印象が与えられます。

またあらかじめ「いついつまでの契約ならば、この価格での提供が実現できるため云々～～」といったことを商談で伝えておくことで、その期間が近づいた際に堂々と追客メールを送れるというテクニックもあります。

顧客にとってコストが上がることはデメリットであるため、契約へ行動を促しやすくなります。

後追いメールの例文

後追いメールを送る際に気をつけること、こうすべきポイントについて理解できたら実践です。

本章では後追いメールのテンプレート・例文となる文面を紹介します。

これまでの章にあった、商談後、停滞(失注)案件、休眠顧客と、どの場面におけるアプローチが必要なのかを踏まえ、これまで見てきたポイントをエッセンスとして交えてご活用ください。

【例文1】商談後の後追いメール

商談直後にはどのようなメールを送るべきかについて紹介します。

【例文2】停滞中の案件への後追いメール

部署内で止まってしまった案件、相手からの返事が期限までに到達していない場合などに送る後追いメールについて例文を紹介します。

こちらの気持ちとしては「返事の催促」ですが、決して催促に見えるような書き方をしてはなりません。

このため、あくまで相手に利益を与えたい、相手の業務をサポートしたいという見せ方をするのがポイントです。

商談の後追いのように長文にしてもしつこい印象となってしまうため、短文でフレーズ単位で使い分けましょう。

【例文3】停滞中の案件への追客で、こちら側に新商品・サービス、新プラン(価格設定)が開発されたことをきっかけとする場合

停滞顧客に対しての追客メールを送る場合に、こちら側が新しい商材やプランを開発したタイミングなどを選ぶことは非常に効果的です。

社内で、商材に対する新たなイノベーションが起きた場合に下記のテンプレートを使ってみてください。

【例文4】失注した案件への後追いメール

一度破談となった案件でも、ずっと眠らせておく(休眠顧客として放置してしまう)のは得策ではありません。

無下に断られたのだとしても、相手の環境は時間とともに変化しているものであり、そのときにこちらのことを覚えているとも限りません。あるいは、断ったことを覚えているが、気まずくて問い合わせられない状態かも知れません。

そこで失注した相手にも後追いメールを送りましょう。とはいえ、案件の中でも失注の母数が一番多くなるため全てに注力するのはコスト面から現実的ではありません。

営業支援ツールなどの定型文として組み込み、メルマガ形式などで自動送信することも考えてみましょう。

そんな場合に利用できる例文を紹介します。【例文3】の停滞顧客への文面を応用しても良いでしょう。

営業プロセスにおける後追いメールは顧客との関係性維持・発展のために効果的！

営業プロセスにおける後追いメールは、適切な環境下で送ることで顧客との関係性を断ち切らないために、今後の受注につなげるために大きな役割を果たします。

後追いメールの存在ひとつで、顧客を他社に流してしまうことを避けられるのであれば、送らない手はないですよね。

ほかメール以外のフォロー、追客方法として電話、ビジネスチャットツール・メッセージアプリ、Zoomなどを介したビデオ通話といった手段も存在します。

相手の温度感が高そうな場合、メール+αの手段としてすぐに電話を入れてみる、相手が興味を示したらビジネスチャットに誘導したりビデオ通話でより詳しい説明が可能と提案してみるなどの使い分けも効果的です。

ぜひ顧客ファーストの意識をなくすことなく、相手が不快にならないような頻度・内容で追客し、成約へつなげてください。