【例文あり】もう迷わない！営業のお礼メールの書き方決定版

商談などで顧客と対面した後に、きちんとお礼メールを送っていますか？

お礼メールは一見なんでもないものに見えるかも知れませんが、単純にマナーが悪いから送らないとだめ、というものでもありません。

アフターフォローの役割も果たしており、お礼メールの有無によって、その後の商談が成功に導けるかどうかが左右されることもあります。

今回は、商談や名刺交換など状況に合わせたお礼メールのテンプレートをご紹介。さらにはお礼メールを使うことでのメリットや気をつけたいポイントについても解説します。

たかがメールだからと軽視せずに、重要な商談プロセスの一環として意識できるようにしましょう。

お礼メールが必要な理由

本章では営業活動においてお礼メールが有用な理由について解説します。

どうにもお礼メールの存在意義がわからない、お礼メールを書くモチベーションが上がらないといった場合の参考にしてください。

【理由1】営業プロセスの円滑化

お礼メールは基本的に相手企業訪問後に、直に会った担当者宛に送ります。

このことにより、相手の元を自分が去った後も温度感高く相手に印象づけることが可能になります。

「信頼関係の維持」がポイントです。このため、相手に温度感がない(=成約が見込めそうにない)からといってお礼メールを送らないことはNGです。

今後、両社の事情がどのように変わり、ビジネスチャンスが舞い込むかは誰にもわかりません。相手とまたいつどこで接点を持つかわからないのです。

さらには競合他社や関連企業との会合などで、自社商材が話題となることがあるかも知れません。

そんな折に「あの企業のセールスを受けたけど、お礼メールなかったし音沙汰ないんだよね」「うちはそんなことなかったけど」というような会話が起こっては会社の評判に影響します。

お礼メールを送らないような失礼をはたらき、悪印象を残したまま関係を終えることは自社の不利益でしかないため、避けましょう。

【理由2】初訪時などの抜け漏れフォロー

商談時にはしっかりした事前準備、ロープレなどを行い訪問するものですが、相手企業が初めての相手である場合、どんなに調整していても多少はミスしてしまうかも知れません。

そんなときにもお礼メールは効果を発揮します。

人間同士の第一印象はそのまま企業間の印象となってしまうため、何か抜け漏れが合った場合にはお礼メールでフォローすると便利です。

お礼メールを送るならこんなことに気をつけましょう

お礼メールをつくり、相手に送る上では気をつけたいポイント、抑えておきたい注意点があります。

もしあなたが初めてお礼メールを書かなければならなくなった場合、久しぶりに相手企業へお礼メールを書く必要が生まれた場合などにぜひ、本章を見返してみてください。

【ポイント1】訪問当日に送る、遅くても翌日には送る

訪問についてのお礼は、その訪問当日に送りましょう。

もし時間が経ってから送っても、温度感が高められないどころかかえって悪印象です。

仮にもし、後日デジタル資料を送付する約束をしていたとして、調達に時間がかかってしまったとしてもその前に遅れる旨などを添えた上でお礼を送るのが基本です。

目安としては「遅くても、相手がメールボックスを確実に見る明日の出社時までにお礼メールが届いているようにする」です。

お礼メールを送ることで、今回はもし失注したとしても相手が別のタイミングで課題を抱えた場合に、自社の優先度が高い状態で問い合わせてくれる可能性が高まります。

【ポイント2】件名に工夫、誤字脱字チェック

お礼メールの媒体は当然メールであるため、相手のメールボックスに届きます。

つまり、日々受け取る他者からの営業メールやメルマガなどと同じ場所に届くため、一風変わった、目立たせる工夫をしなければ相手に届いたことが認識されない可能性が高まってしまいます。

そこで以下のように件名にこだわりましょう。理想は「件名で要件が簡潔に伝わる」です。

このため、ぱっと見て伝わらないほど長くなってしまうことも避けたいところ。熱意よりも簡潔な文を意識しましょう。

相手が膨大なメールチェックによるストレスを緩和できるよう、改行や句読点、漢字ひらがな比なども見返してみましょう。

一文を50文字以内にとどめ、文は5行以上で段落を1行あけて区切るなどの対策も文の見栄えとして効果的です。

また、いざメールを開いてもらった際に悪印象をあたえないよう、誤字脱字のチェックも欠かすべきではありません。

お礼メールは通常のビジネスメール同様、相手企業の名前、担当者名、商材・サービス名など決して間違えてはならない固有名詞が多数含まれます。

重要単語を間違えてしまえば、礼節も守れない企業なのか、そんな体質では顧客情報の管理もずさんなのではないか、と思われてしまいます。

お礼メール送信前は、宛先から件名、本文の頭から最後まで納得いくまで見返しましょう。音読も効果的です。

【ポイント3】社内メールのノリで「取り急ぎ」等の定型文や便利語を使わない

お礼メールはその日のうちに、できる限り早いうちに、という鉄則をこれまで解説してきました。

このため、良かれと思って社内で利用しているような「取り急ぎ」といった単語を使ってしまいがちです。

取り急ぎという言葉には、忙しいけどひとまずこれで……といった意味が含まれており、相手のことを軽視しかねない表現です。

社内で使う場合、迅速な報連相を実現するため「こっちも忙しいし、内容が不完全かもだけど取り敢えず送るよ！」と、取り急ぎなど定型文のような「便利語」を使いがちです。

自分にも相手にとっても必要なことなので適切ですが、お礼メールの場合は同じノリを持ち込まないように気をつけましょう。

定型文を避けるには、その日に起こったことを改めて確認したり、今後の展開的に自分がどう思ったかといったことを含めると実現しやすくなります。

営業支援ツールなどで自動的に送られたメールだと思われては、顧客のことを本当に考えていると提案しても説得力がありません。

担当者が本当に自分でメールを書いていると伝えられる文にしましょう。

【ポイント4】アドレス帳に相手のアドレスを登録する

細かいテクニックですが、相手のメールアドレスをアドレス帳に丁寧に登録するというものがあります。

これは例えば相手のアドレスを「(会社正式名称、部署)◯◯様」とするなどです。

これは相手のメールボックス上でも表示されるため、こちらが相手企業のことを丁寧に扱いかつ大切に考えているという印象を与えることに寄与します。

【例文あり】お礼メールテンプレート集

本章では実際にお礼メールとして使える例文をテンプレートとして紹介します。

前章でも触れたように、完全にコピーペーストして送ってしまっては信頼性を損ねるため本末転倒ですが、自社の置かれた環境に合わせてアレンジしてみてください。

アレンジする場合、メール文の中に以下項目を盛り込めないか検討してみましょう。

※実際に例文を利用する場合、スペースや改行、注意書き等の違和感がないように手直しください。

【例文1】商談後のお礼メール【見込みあり・失注・課題あり検討中】

【例文2】アポ無し・飛び込み商談後のお礼メール

【例文3】訪問時に相手から課題をもらった場合のお礼メール

【例文4】顧客の来社に対してのお礼メール

【例文5】契約に至った場合のお礼メール

【例文6・番外編】展示会などで名刺交換をした際のお礼メール

顧客との関係性維持のためにメールは重要な営業プロセスのひとつ！お礼メールは必ず送ろう

訪問営業などの後に送るお礼メールは、営業プロセスをより円滑に進展させるために必要なものです。

もしおろそかにしてしまうと、案件が別の課に移ったり差し戻されたりした場合に顧客とのトラブルを招き、フィールドセールスであるあなた自身の評判を落としてしまいかねません。

お礼メールには、そのメールを送ることになった出来事の内容を反映させることで相手の印象を大きく変えることができます。

ぜひ、自分にしか書けないお礼メールづくりに取り組み、商談を成功に導いて下さい。