テレアポリストはどうやって作る?効果的なリストの作り方や制作時のポイント

自社の商品やサービスがBtoB商材である場合は、テレアポで新規顧客企業の担当者やキーマンとのアポ獲得を狙っているはずです。

営業活動の第一歩であるテレアポにおいて重要なのは、営業効率が上がるテレアポリストをいかにして作るかということです。

この記事では、「営業効率が上がるテレアポリストの作り方が知りたい」「効果的なリストを作成してアポ数を増やしたい」という営業マンや役職者のために、アポ数を増やすために効果的なテレアポリストの作り方や制作時のポイントなどについて詳しく解説します。

【監修者】 小沼 勢矢

【監修者】 小沼 勢矢

一般社団法人プロセールス協会 代表理事
株式会社プロ・アライブ 代表取締役
中小企業サポートネットワーク「スモールサン」YOKOHAMAプロデューサー

脳科学の権威である石川大雅に師事し、40年間3万人以上の成功者の脳と向き合い確立して来た「実証的脳科学」を提供するプロ・アライブ社を承継。2代目経営者となり組織開発や人材教育の場数を踏み、8年で3,500人以上のクライアントに指導してきた実績を持つ。コロナ禍で営業に課題を抱えるクライアントが増加したことをきっかけに成約率80%を達成するための脳科学を基にしたセールスメソッドを確立。価値あるサービスを世の中に上手く届けられずに困っている事業者様を支援したいという想いから、一般社団法人プロセールス協会を設立。セミナー・コンサルティング・会員サービスなどの提供を行う。

営業効率・成約率アップに効果的!すぐに実践できるテレアポリストの作り方

営業効率アップや成約率アップに効果的で、すぐに実践できるテレアポリストの作り方は以下の手順で進めていきます。

自社で情報を購入・収集して作成する
使いやすいフォーマットでリスト化する

それぞれについて具体的に説明します。

STEP1:自社で情報を購入・収集して作成する

まずSTEP1として、テレアポに使うリスト情報を集めます。

自社で情報を購入したり収集してテレアポリストを作成する方法は5つあります。

情報の集め方にはいろいろな方法がありますが、情報収集は効率的に行うことやなるべく費用をかけずに行うことが重要となります。

企業リストを購入する

最も一般的で効率的なテレアポリストの作成方法は、企業リストの購入です。

企業リストや法人リストの代表的な販売会社としては、帝国データバンクや東京商工リサーチ、ランドスケイプ社などがあります。

この方法の最大のメリットは、一度に大量のデータを効率的に入手できるという点です。

基本的にリストの販売会社のホームページにアクセスして購入しますが、資本金、売上高、設立年、住所、従業員数などの企業情報の中から必要な情報だけを購入することができます。

リストの購入には相応の費用がかかりますが、自社の手間をほとんどかけることがありませんので、最初に検討すべき方法です。

なお、大量のデータの中にはターゲット以外の企業情報が紛れ込んでいる可能性もありますので、入手後に確認して不要な情報は削除しましょう。

企業ポータルサイトから情報を収集する

インターネット上の各種のポータルサイトには多くの企業情報が掲載されていますので、このようなポータルサイトから効率的に情報を集めることができます。

ポータルサイトの例としては、iタウンページやマピオン電話帳、求人サイトのリクナビやマイナビ、タウンワークなどがあります。

ポータルサイトの目的によって掲載されている内容に違いはありますが、一般的には会社名、住所、電話番号、事業内容、資本金、売上高、従業員数などが掲載されています

ただし、このようなポータルサイトに掲載されている情報の中には不正確な情報や古い情報が記載されている場合もありますので、この方法でテレアポリストを作成する際は、それぞれの企業のホームページで確認をして必要に応じて修正することが必要となります。

この方法のメリットは、費用をかけずに効率的に情報を集めることができることです。

しかしその一方で、記載されている情報が不正確だったり古かったりする場合があるというデメリットがあります。

企業のHPから情報を収集する

企業のHPから情報を収集する方法は、GoogleやYahoo!などの検索エンジンの検索結果から各企業のホームページにアクセスして、その情報を見ながらテレアポリストを作成するものです。

インターネットの検索エンジンを利用することによって、多数の企業の情報が記載されているポータルサイトや、ターゲットになりそうな企業のホームページなどが検索できるため、一度に多くの企業情報を集めることが可能です。

検索ワードとして、地域や業種、その他のキーワードを入力して検索してみましょう。

それなりの時間と手間がかかりますが、精度の高いテレアポリストを作成することができます。

さらに最近では、FacebookやTwitterなどを利用して情報発信が行われているため、SNSでの情報収集も可能です。

この方法のメリットは情報が正確である点です。

デメリットは非常に時間がかかり検索によって抽出できる数に限りがある点が挙げられます。

テレアポリスト作成ソフトを利用する(無料・有料)

次に紹介するのは、テレアポリスト作成ソフトを利用する方法です。

インターネット検索で「企業リスト作成ツール」などのキーワードで検索すると、いろいろなテレアポリスト作成ソフトが見つかります。

ほとんどは有料ソフトですが、お試し版を無料で使えるようになっているソフトもあります。

無料のお試し版では作成できるリストの数などに制限がありますが、ツールの使い勝手や作成できるリストの精度を確認することができます。

例えば、リストクラスター、リスタ(ListA)、Baseconnectなどがあり、その中でもBaseconnectは有料版の価格は高いのですがきちんと企業情報を収集してくれるという評判です。

無料版は無料でリスト情報が収集できる一方で、収集できるリスト情報の件数に制限があります。

テレアポリスト作成にどの程度の予算がかけられるかという会社の事情や有料版の価格がどの程度かにもよりますが、お試し版で使い勝手や機能を確認した上で、有料版を購入する方法が効率的です。

名刺情報を活用する

会社の中には多くの名刺があるはずですので、これを集めてテレアポリストに有効活用する方法もあります。

営業マンが訪問先の企業で交換した名刺や、イベントやセミナー、展示会などで集めた名刺を集めて、これらの名刺情報をリスト化します。

集めた名刺の記載内容を転記してリスト化する方法もありますが、名刺管理ソフトや名刺管理システムを利用するとより効率化できますし、個人レベルではなく社内すべての名刺をデータベース化して活用することもできます。

代表的な名刺管理システムとしては、「Eight」などがあります。

この「Eight」は、名刺をスキャンして情報を取り込むのは無料ですが、名刺情報をテキストデータに取り出す機能は有料となります。

ただし、1アカウント当たり数百円/月程度ですので、多額の費用がかかるわけではありません。

この方法のメリットは、正確性の高いテレアポリストを作ることができることですが、デメリットは名刺を入手している既存顧客などに限られるということです。

新規顧客を開拓したいという場合には向いていない方法です。

STEP2:使いやすいフォーマットでリスト化する

次にSTEP2では、STEP1で収集した企業情報を、自社で使いやすいようなフォーマットにしてリスト化する方法を2つ紹介します。

Excelで作成する

Excelはビジネス現場では使い慣れた方も多く、馴染みがあるツールです。

自社で収集した企業情報を使いやすいフォーマットに整理したり、テレアポを行った結果の追記や企業情報の追加・削除を簡単に行うことができます。

このようにテレアポリストの作成や管理をスムーズに行えるようになる点でおすすめのツールです。

身近な表計算ソフトなので、個人レベルの利用や営業チームでの共有程度までは対応できますが、もっと大きな組織レベルで共有するような場合には、機能的に物足りなさを感じる可能性があります。

機能的に物足りないと感じた場合は、有料の顧客管理システム(CRM)を検討しましょう。

無料テンプレートを使用する

表計算ソフトのExcelを利用する場合は1から自分で作成することになりますが、もっと効率的に作成したいという場合は、無料のテンプレートを使用する方法があります。

インターネット上のサイトには、テレアポリスト用や顧客管理用などとして無料のExcelテンプレートが公開されています。

テンプレートはあらかじめ項目などが決められていいるため、収集した顧客情報を入力するだけで手軽に作成することができます。

具体的なサイトとしては、「ExcelAccess」「顧客管理テンプレート」「無料テンプレート」などがあります。

無料テンプレートを利用する場合は、自社のニーズなどに合わせて項目名を変更したり追加するなどのカスタマイズすると良いでしょう。

数多くの情報の中からどれだけ効率的かつ正確にリストを作成できるかが営業効率・成約率アップの鍵!

前項では、すぐに実践できるテレアポリストの作り方について具体的に説明してきましたが、営業効率や成約率をアップさせるためにはテレアポリストの正確性が高いことが要求されます。

しかし、正確性を高めようとすれば、各企業のホームページを個々に確認して情報の誤りを修正していくという作業が必要になり、効率的とは言えません。

また、営業マンの本来の業務である商談や提案用のプレゼン資料作成などの本来業務にも支障が出ることにもなりかねません。

営業効率や成約率アップを目的としてテレアポリストを作成するために、本来業務に影響が出てしまっては本末転倒となってしまいます。

営業マンの負担にならないようにテレアポリストを作成するためには、なるべく多くの情報の中から目的とする情報を効率的に抽出してリスト化できるかが鍵となります。

テレアポリスト制作時に押さえておくべき4つのポイント

ここではテレアポリストを制作する際に押さえておくべき4つのポイントをご紹介します。

ポイント1:大量の情報にアクセスできるメディアを利用する

テレアポリスト制作時に押さえておくべき1つ目のポイントは、大量の情報にアクセスできるメディア(媒体)を利用することです。

一般的に、テレアポリストの情報量はかなり大量になりますので、なるべく手間や時間がかからないように効率的に進めることが必要となります。

前述のように、費用はかかりますが企業リストを購入する方法が一番手間や時間をかけずに、一度で大量のデータを効率的に入手できる方法となります。

ポイント2:できる限り多くの情報を集める

テレアポリスト制作時に押さえておくべき2つ目のポイントは、できる限り多くの情報を集めることです。

テレアポリストに記載される企業は、見込み顧客つまり新規顧客の場合が圧倒的に多いでしょう。

自社にとって新規顧客ということは、営業マンにとっても初めて聞く会社という場合もありますので、情報は多いに越したことはありません。

したがって、テレアポリストに記載する情報は、会社名、住所、代表者名などの基本情報だけでなく、資本金、売上高、従業員数、生産拠点や営業拠点の場所などの多くの情報を含めておくべきです。

アポ獲得後の実際の営業活動のシーンで、どのような情報がもとで成約につながるかはその時になってみないと分かりません。

情報量の多さは営業活動において大きな武器になると考えて、できる限り多くの情報を集めるようにしましょう。

ポイント3:企業に関する情報や抱えているニーズは正確に記載する

テレアポリスト制作時に押さえておくべき3つ目のポイントは、企業に関する情報や抱えているニーズは正確に記載することです。

この記事でご紹介したような方法でテレアポリストを作成したとしても、最初から完璧なテレアポリストになっているとは限りません。

例えば、データ項目の過不足が生じた場合は、随時修正して使いやすいものに変えていく必要があります。

また、実際にテレアポを行った結果を追記していく必要がありますし、アポが獲得できた場合もその情報を追記する必要があります。

担当者との面談を行った場合は、インターネットで集めた情報と違ったリアルな情報が得られるため、その企業に関する最新情報やその企業のニーズなどは正確に記載していく必要があります。

ポイント4:随時新しい情報に更新する

テレアポリスト制作時に押さえておくべき4つ目のポイントは、随時新しい情報に更新することです。

言い換えると、テレアポリストには常に最新情報が載っている状態にしておくことが大切です。

企業の情報は日々変化しており、例えば、担当者が変わっていたり部署名が変わっていたりということはよくあります。

また、昨今では吸収合併によって会社名や住所、電話番号などが変わっていることもあり得ます。

基本情報には変更はない場合でも、売上高や収益などは4半期ごとに新しい情報が加わりますので、古いデータに基づく商品提案などをすることがないように随時新しい情報に更新するようにし

効率的かつ正確にテレアポリストを作成して営業効率・成約率をアップさせよう! 

アポ数を増やすために効果的なテレアポリストの具体的な作り方、制作時のポイントなどについて解説しました。

テレアポリストは、法人営業活動のスタートとなる担当者とのアポ獲得には欠かせない重要なツールです。

しかし、制作に時間や手間がかかったり、間違った情報や古い情報が記載されていては十分に効果が発揮できません。

どのようなテレアポリストが一番良いのかは企業によって異なりますが、効率的かつ正確にテレアポリストを作成することによって、営業効率や成約率をアップさせることができるはずです。